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Notre secrétaire de Mairie

« LA SECRETAIRE DE MAIRIE, UN METIER AUX MULTIPLES FACETTES »

Secrétaire de mairie. Cette profession est en fait très mal connue de la population qui perçoit encore souvent le (ou la) secrétaire comme « la » secrétaire de « la » mairie.

Aujourd’hui , la secrétaire de mairie est l’appui technique, administratif et juridique  des élus et plus particulièrement du maire. elle  œuvre chaque jour au bon fonctionnement du service public local, tel est le rôle de Mme GELIBERT MARIE-DANIELLE actuelle secrétaire de mairie de Montvendre.

Dans toute commune, la mairie tient une place importante – la secrétaire doit répondre à des questions variées au téléphone et aussi, on vient la voir aussi bien pour un chien perdu que pour une demande de carte d’identité – «les gens se rendent à la mairie dès qu’ils ont une question, même si celle-ci ne la concerne pas directement » –la mairie sert de point de repère – elle est aussi le premier lieu où les où les gens viennent se plaindre – ils veulent les réponses tout de suite , ce qui n’est pas toujours possible – elle doit savoir être diplomate et souple.

L’idée de service au public est très importante. Dans son travail quotidien, elle gère aussi bien les demandes de  photocopies que des questions relatives à l’état civil, s’occupe du recensement, et de plus en plus des demandes sociales, sert d’intermédiaire en donnant les imprimés (apa, rsa…) aux gens qui vont ensuite voir les assistantes sociales.
Elle manipule de nombreux imprimés et documents –« tout doit être bien classé » , elle doit pouvoir les retrouver rapidement lorsqu’elle en a besoin, ce qui demande une très bonne organisation.

La gestion de l’état civil représente une part importante du travail de la secrétaire – délivrance des extraits d’acte de naissance, de mariage ainsi que des décès – la fonction garde le sens de « sachant garder les secrets » En effet, il existe peu de lieux publics où l’on entend autant de confidences que dans une mairie.

En matière d’urbanisme, les gens viennent à la mairie pour obtenir des permis de construire faire des déclarations de travaux, elle vérifie et fait suivre les demandes – en tout état de cause elle doit connaître le code de l’urbanisme.

Elle participe aux différentes réunions de la mairie (conseil municipal,  certaines commissions)  elle est présente pour prendre des notes et faire ensuite un compte-rendu ce qui demande des qualités rédactionnelles indispensables.

Bien que travaillant seule, elle est en contact permanent avec d’autres personnes et administrations : équipement, sous-préfecture, trésorerie, gendarmerie, également la presse sur la vie de la commune, les notaires, pour la vente de terrains ou de maisons… et  est également  en relation avec les autres employés communaux.
Elle effectue toutes les tâches administratives – gère la comptabilité mensuelle la commune : factures ,bulletins de paie des employés communaux , indemnités du maire et des adjoints, achat de fourniture et matériel.. elle manipule beaucoup de chiffres et de jeux d’écritures, encaisse les loyers, responsable de la régie, elle s’occupe de l’encaissement de  la location de la salle,  du  portage de repas. Elle gère le service des eaux  (facturation et gestion des abonnés),   travaille sur informatique et doit s’adapter constamment à l’évolution des logiciels.
Egalement mise à disposition des associations, elle s’occupe de la trésorerie du « restaurant scolaire »   et de « la garderie périscolaire ».
 
Lorsqu’une mairie souhaite effectuer des travaux (construction école- passerelle tel était notre cas sur Montvendre, elle participe à la recherche de subventions, est présente aux différentes réunions, diffuse l’appel d’offres, gère les réponses.

De janvier à mars période consacrée au budget –  en début d’année, une réunion permet de faire le tour des dépenses prévues pour l’année- elle demande les devis pour établir un prévisionnel en collaboration avec le percepteur.

Les élections sont un temps fort dans une commune – elle doit tenir à jour la liste électorale,    après avoir préparé au préalable la salle et viendra  le soir au dépouillement pour remplir les procès verbaux afin de les transmettre en sous-préfecture..

La secrétaire de mairie se trouve donc être un maillon incontournable de la vie communale.   A ce titre, elle doit  toujours être  l’écoute, rechercher l’information la plus précise, la plus récente – elle doit être capable d’analyser, de synthétiser et de rendre des comptes. et un véritable  tandem doit fonctionner avec le Maire pour veiller en toute confiance au bon fonctionnement du service public local.